Cenová ponuka na rekonštrukciu v Exceli alebo v Bulido?

Excel patrí medzi prvé nástroje, ktoré firmy používajú pri príprave cenových ponúk. Môžeš doň zadať služby, množstvá a ceny a dobre pripravená tabuľka automaticky vypočíta aj celkovú hodnotu prác.

Na začiatku takýto spôsob práce často stačí.

Máš jednu šablónu, poznáš jej usporiadanie a vieš, kde sú dôležité vzorce. Keď príde nová zákazka, skopíruješ predchádzajúci súbor, zmeníš údaje zákazníka a upravíš zoznam prác.

Postupne súborov pribúda. Cenník existuje v niekoľkých verziách, ponuky majú podobné názvy a údaje zo schválenej ponuky musíš znova prepisovať do zmluvy, zoznamu prác a platieb.

K tomu sa pridávajú termíny, fotografie zo stavby, zálohy, náklady na materiál a dohody so zákazníkom. Každá z týchto informácií môže byť uložená v inej tabuľke, priečinku alebo aplikácii.

Otázka už potom neznie iba: Excel alebo program na cenové ponuky? Dôležité je aj to, koľko ručnej práce si vyžaduje vedenie celej zákazky.

Bulido prepája zákazníkov, kalkulácie, cenové ponuky, zmluvy, práce a platby. Informácie zadané na začiatku používaš aj v ďalších krokoch a nemusíš ich zakaždým znova prepisovať.

Bulido je kompletný nástroj pre rekonštrukčné a remeselné firmy, v ktorom vedieš zákazku od prvého kontaktu so zákazníkom až po konečné vyúčtovanie.

Prečo veľa rekonštrukčných firiem začína s Excelom

V Exceli si môžeš sám určiť podobu tabuľky. Pridáš vlastné stĺpce, vzorce a súčty. Pri neobvyklej zákazke upravíš tabuľku podľa svojich potrieb.

Mnohí už základy Excelu poznajú a bežne ho používajú. Nie je preto potrebné hneď zavádzať nový nástroj ani presúvať existujúci cenník.

Pri niekoľkých jednoduchých ponukách mesačne môže tabuľka fungovať dobre.

Problémy začínajú, keď pribúdajú ponuky a súčasne vedené rekonštrukcie. Potom musíš sám sledovať:

• aktuálne ceny,
• správne vzorce,
• číslovanie ponúk,
• údaje zákazníkov,
• rôzne verzie dokumentov,
• termíny prác,
• zálohy a ďalšie platby,
• náklady na materiál,
• fotografie zo stavby,
• dohody so zákazníkom.

Excel pomáha ponuku vypočítať, ale nevedie celú zákazku. Firma musí sama prepájať tabuľky, dokumenty, priečinky, správy a poznámky.

Dlhá tabuľka v Exceli alebo ponuka rozdelená podľa miestností v Bulido

V Bulido môžeš ponuku rozdeliť podľa miestností. Práce v kúpeľni, kuchyni alebo obývačke sú uvedené samostatne. Osobitne môžeš pridať materiály, práce pre celý byt a doplnkové služby.

Takéto usporiadanie uľahčuje prípravu ponuky aj neskorší rozhovor so zákazníkom.

Namiesto dlhej tabuľky dostane zákazník dokument, v ktorom vidí, aké práce sa vykonajú v každej miestnosti. Ľahšie pochopí, z čoho sa cena skladá a čo sa zmení po pridaní alebo odstránení konkrétnej služby.

Služby vyberáš z cenníka, ktorý obsahuje ceny a jednotky, napríklad m², bm, ks, súpravu, kg alebo l. Môžeš použiť pripravené služby alebo si vytvoriť vlastný cenník podľa zamerania firmy.

Vlastné vzorce v Exceli alebo pomoc s výpočtami v Bulido

Pri príprave ponuky je často potrebné prepočítať rozmery miestnosti na množstvo jednotlivých prác.

V Exceli si sám vytváraš vzorce pre plochu stien, podlahy, stropu a obvod miestnosti. Potom odpočítavaš okná a dvere a výsledky zapisuješ k príslušným službám.

Dobre pripravená tabuľka môže tieto výpočty robiť správne. Problém vznikne, keď omylom prepíšeš bunku, skopíruješ nesprávny vzorec alebo zabudneš na jedno okno.

V Bulido zadáš rozmery miestnosti a aplikácia môže vypočítať:

• plochu stien,
• plochu podlahy,
• plochu stropu,
• obvod miestnosti.

Môže tiež odpočítať plochu zadaných okien a dverí od plochy stien.

Pri každej službe určíš, podľa čoho sa má vypočítať jej množstvo. Maľovanie môže vychádzať z plochy stien, pokládka podlahy z plochy podlahy a montáž líšt z obvodu miestnosti.

Vypočítané množstvo môžeš upraviť, ak sa skutočný objem práce líši od výsledku podľa rozmerov.

Automatický výpočet je len jedným z uľahčení. Väčší prínos má prepojenie rozmerov s aktuálnym cenníkom, pripravenými službami a hotovým dokumentom pre zákazníka.

→ automatický výpočet plôch v ponuke

Ceny v starých súboroch Excelu alebo aktuálny cenník v Bulido

Pri práci v Exceli sa ceny často kopírujú z predchádzajúcich ponúk. Jedna sadzba je v hlavnom cenníku, druhá v poslednej ponuke a ďalšia v poznámkach z rozhovoru so zákazníkom.

Príprava novej ponuky sa potom začína zisťovaním, ktorá cena je ešte aktuálna.

V Bulido sú služby, jednotky a ceny uložené v cenníku. Pri tvorbe ponuky používaš aktuálne sadzby, ale pre konkrétneho zákazníka alebo zákazku ich môžeš upraviť.

Zmena ceny v cenníku neovplyvní už vytvorené ponuky. Starší dokument si ponechá sumy a menu použité pri jeho vytvorení.

Existujúci cenník nemusíš prepisovať službu po službe. Môžeš ho preniesť z Excelu, PDF alebo fotografie. Pred uložením skontroluješ rozpoznané názvy, ceny a jednotky.

Cenník môžeš tiež stiahnuť do tabuľky, zmeniť viac cien naraz a znova ho nahrať do Bulido.

→ presun vlastného cenníka služieb

Kopírovanie prác zo starých ponúk alebo vlastné súpravy služieb v Bulido

Mnohé práce sa pravidelne opakujú.

Rekonštrukcia kúpeľne môže zahŕňať búracie práce, prípravu podkladu, hydroizoláciu, obklady a montáž sanity. Pri maľovaní sa často opakuje zakrytie miestnosti, oprava stien, penetrácia a maľovanie.

V Exceli zvyčajne kopíruješ potrebné riadky zo staršej ponuky. Potom odstrániš nepotrebné služby a kontroluješ, či sú skopírované ceny stále aktuálne.

V Bulido si môžeš pripraviť vlastnú súpravu často vykonávaných služieb. Pridáš ju do vybranej miestnosti a aplikácia použije služby a ceny z cenníka.

Každú službu môžeš v konkrétnej ponuke zmeniť alebo odstrániť. Pripravená súprava uľahčí začiatok, ale neurčuje konečný zoznam prác.

Vytlačená tabuľka z Excelu alebo prehľadné PDF z Bulido

Excel dobre slúži na výpočty, ale tabuľka nemusí vyzerať ako hotová ponuka pre zákazníka.

Široká tabuľka sa môže rozdeliť na niekoľko strán. Niektoré stĺpce sa orežú a malé písmo sa na telefóne zle číta.

Niektoré firmy preto prepisujú údaje z Excelu do Wordu alebo do samostatnej šablóny. Tým znova kopírujú ceny, názvy služieb a údaje zákazníka.

Bulido vytvorí PDF priamo z pripravenej ponuky. Dokument môže obsahovať:

• logo a údaje firmy,
• údaje zákazníka,
• adresu vykonávania prác,
• zoznam prác rozdelený podľa miestností,
• ceny a celkovú sumu,
• úvodný text,
• podmienky spolupráce,
• záverečný text.

Na výber sú tri vzhľady dokumentu. Zákazník dostane prehľadnú ponuku a ty nemusíš pred každým odoslaním upravovať šírku stĺpcov a zalomenie strán.

Bulido tiež zobrazí ceny podľa nastavení firmy. Môžu ho používať neplatitelia aj platitelia DPH.

Príloha pripravená v Exceli alebo odoslanie priamo z Bulido

Po vytvorení ponuky v Exceli uložíš dokument ako PDF, otvoríš e-mail, napíšeš správu a priložíš správny súbor.

Keď zákazník odpovie telefonicky alebo e-mailom, zapíšeš jeho rozhodnutie do tabuľky, kalendára alebo poznámok.

V Bulido odošleš ponuku priamo z aplikácie. Predmet aj text správy môžeš upraviť. Zákazník dostane dokument a vyberie si, či ponuku prijíma alebo odmieta.

Po jeho rozhodnutí sa stav ponuky automaticky zmení.

V prehľade vidíš, ktoré ponuky sú:

• rozpracované,
• odoslané,
• prijaté,
• odmietnuté,
• po platnosti.

Bulido ukladá aj dôležité dátumy a upozorní, keď po odoslaní ponuku zmeníš.

Viacero súborov Excelu alebo história zmien v Bulido

Zmeny sú bežnou súčasťou prípravy ponuky.

Zákazník môže jednu službu odstrániť, vybrať iný materiál alebo pridať ďalšie práce. V Exceli to zvyčajne znamená vytvorenie ďalšej kópie súboru.

Po niekoľkých úpravách môžu byť v priečinku súbory ako:

• ponuka_novak.xlsx,
• ponuka_novak_upravena.xlsx,
• ponuka_novak_final.xlsx,
• ponuka_novak_final2.xlsx.

Po čase je ťažké určiť, ktorú verziu zákazník dostal a aké práce skutočne schválil.

Bulido uchováva predchádzajúce verzie ponuky a históriu zmien. Môžeš sa vrátiť k staršiemu zoznamu prác, cenám a celkovej sume.

Pri rozhovore so zákazníkom sa opieraš o uložený dokument, nie o názov súboru, ktorý mal znamenať konečnú verziu.

Údaje zákazníkov v Exceli alebo celá história spolupráce v Bulido

V Exceli bývajú údaje zákazníkov v samostatnej tabuľke alebo priamo v súboroch s ponukami. Informácie o rozhovoroch, zmenách a platbách môžu byť rozdelené medzi e-maily, telefón a poznámky.

Keď sa zákazník po niekoľkých mesiacoch vráti, je potrebné nájsť jeho staršie ponuky a pripomenúť si, aké práce už firma vykonala.

V Bulido pri zákazníkovi ukladáš kontaktné údaje, adresy a poznámky. Vidíš tiež jeho ponuky, prebiehajúce alebo dokončené zákazky a zaznamenané platby.

Nemusíš si pamätať názov súboru ani priečinok, v ktorom je predchádzajúca zákazka uložená.

Po ponuke v Exceli vznikajú ďalšie súbory, v Bulido používaš rovnaké údaje ďalej

V Exceli prijatím ponuky často končí práca s jedným súborom a začína tvorba ďalších dokumentov.

Údaje zákazníka, adresu a zoznam prác prepisuješ do zmluvy, kalendára, zoznamu úloh alebo inej aplikácie. Fotografie zo stavby zostávajú v telefóne alebo sa presúvajú do samostatného priečinka.

V Bulido môžeš vytvoriť zmluvu z údajov firmy, zákazníka a prijatej ponuky. Mená, adresy a hlavné dohody nemusíš zadávať znova.

Prijatá ponuka sa tiež stane základom pre vedenie zákazky. Údaje zákazníka, adresa a služby sú už vyplnené a položky z ponuky vytvoria zoznam prác.

Počas rekonštrukcie označuješ dokončené práce a pridávaš fotografie zo stavby. Zákazníkovi môžeš sprístupniť vlastnú stránku, na ktorej vidí priebeh prác, fotografie a aktuálny stav platieb.

Plánovaný začiatok a koniec prác sa zobrazujú v kalendári. Jednoduchšie tak zistíš, kedy môže začať ďalšia zákazka.

→ vedenie rekonštrukcie v Bulido

Samostatná tabuľka nákladov alebo vyúčtovanie zákazky v Bulido

Suma z prijatej ponuky ešte neukazuje, koľko zákazník zaplatil a koľko firma minula na materiál.

Je potrebné zapisovať zálohy, ďalšie platby, nákupy a ostatné náklady. V Exceli na to zvyčajne vznikne ďalšia tabuľka, ktorú treba ručne dopĺňať.

V Bulido zapisuješ platby a výdavky priamo ku konkrétnej zákazke. Sumy za prácu a materiál môžeš oddeliť a vidíš, koľko už zákazník zaplatil.

Pokladničný blok alebo faktúru môžeš pridať pomocou fotografie. Bulido z dokumentu načíta základné údaje, ktoré pred uložením skontroluješ.

Nákup tak nezostane zaznamenaný iba na papierovom doklade alebo v galérii telefónu.

Poznámky z obhliadky alebo údaje uložené priamo v Bulido

Pri obhliadke si veľa remeselníkov zapisuje rozmery a dohody na papier alebo do poznámok v telefóne. Až po návrate ich prepisujú do správneho súboru v Exceli.

Excel možno otvoriť aj v telefóne, ale práca so širokou tabuľkou a množstvom buniek zvyčajne nie je pohodlná. Rozmery preto často zostávajú mimo samotnej ponuky, kým ich znova nezadáš pri počítači.

V Bulido počas obhliadky uložíš zákazníka, adresu, miestnosti, rozmery, plánované práce a fotografie. Údaje sú okamžite priradené k správnej ponuke.

Celú ponuku nemusíš dokončiť na mieste. Po návrate už máš základné informácie pripravené a môžeš vyberať služby, nastaviť ceny a vytvoriť dokument pre zákazníka.

Rovnaká rekonštrukcia v Exceli a Bulido

Predstavme si, že zákazník chce vymaľovať byt, opraviť niekoľko miest na stenách a vymeniť podlahové lišty.

Príprava a vedenie zákazky v Exceli

Po obhliadke otvoríš staršiu ponuku alebo vlastnú šablónu. Odstrániš údaje predchádzajúceho zákazníka, zadáš novú adresu a upravíš zoznam prác.

Potom hľadáš aktuálne ceny. Niektoré sú v hlavnom cenníku, iné v poslednej ponuke a ďalšie v poznámkach. Skopíruješ potrebné služby a kontroluješ, či je každá sadzba stále platná.

Zadáš rozmery miestností a vypočítaš potrebné množstvo. Vzorce pomáhajú, ale stále musíš skontrolovať správne bunky a započítanie okien a dverí.

Keď je kalkulácia hotová, upravíš vzhľad tabuľky, nastavíš zalomenie strán a uložíš dokument ako PDF. Potom napíšeš e-mail a priložíš správny súbor.

Ak zákazník požiada o zmenu, vytvoríš novú verziu súboru, znova uložíš PDF a odošleš upravený dokument.

Po prijatí ponuky prenesieš údaje zákazníka a zoznam prác do zmluvy, kalendára, poznámok alebo ďalšej tabuľky.

Počas rekonštrukcie zostávajú fotografie v telefóne, dokončené práce označuješ v samostatnom zozname a zálohy aj náklady na materiál zapisuješ do ďalšieho súboru.

Príprava a vedenie zákazky v Bulido

Pri obhliadke uložíš zákazníka, adresu, miestnosti, rozmery a fotografie. Po návrate sú tieto informácie už priradené k správnej ponuke.

Služby vyberáš z vlastného aktuálneho cenníka. Nemusíš hľadať ceny v starších súboroch ani kopírovať celé riadky z predchádzajúcej ponuky.

Pri pravidelne vykonávaných prácach môžeš použiť pripravenú súpravu služieb a odstrániť nepotrebné položky. Ceny a množstvá môžeš stále upraviť pre konkrétnu zákazku.

Bulido pomôže vypočítať množstvo podľa rozmerov miestností. Výsledok môžeš skontrolovať a upraviť, ak sa určitá práca počíta inak.

Po výbere služieb a cien aplikácia vytvorí prehľadné PDF s údajmi firmy, zákazníka, adresou prác a rozdelením podľa miestností.

Dokument odošleš z Bulido a zákazník ho môže prijať alebo odmietnuť. V aplikácii vidíš aktuálny stav ponuky a uložené zmeny.

Po prijatí nezačínaš s prázdnymi dokumentmi. Z údajov zákazníka a ponuky vytvoríš zmluvu a položky ponuky použiješ ako zoznam prác.

Počas zákazky zapisuješ postup, fotografie, platby a výdavky. Zákazník môže získať stránku s priebehom rekonštrukcie, fotografiami a aktuálnym stavom platieb.

Hlavný rozdiel preto nespočíva iba vo výpočte plôch. Bulido uľahčuje prípravu ponuky a používa rovnaké údaje aj pre zmluvu, práce a vyúčtovanie.

Kedy Excel stále stačí

Excel môže byť dobrým riešením, ak:

• pripravuješ dve alebo tri jednoduché ponuky mesačne,
• používaš jednu overenú šablónu,
• dokážeš spoľahlivo udržiavať aktuálne ceny,
• nepotrebuješ staršie verzie ponúk,
• vedieš iba niekoľko rekonštrukcií súčasne,
• ostatné informácie dokážeš sledovať v poznámkach a priečinkoch.

V tabuľke môžeš ľubovoľne meniť usporiadanie a vzorce. Prispôsobíš ju neobvyklej zákazke a pridáš vlastné výpočty.

Náročnosť práce v Exceli však rastie s počtom ručných úkonov. Nie vždy ju vidno na faktúre. Častejšie znamená večery strávené opravovaním dokumentov, hľadaním správneho súboru a opakovaným zadávaním rovnakých údajov.

Kedy sa oplatí prejsť z Excelu na Bulido

Zmena dáva zmysel vo chvíli, keď je kalkulácia iba jedným z mnohých súborov potrebných na vedenie rekonštrukcie.

Bulido sa hodí, ak chceš nahradiť tabuľky, dokumenty a ďalšie aplikácie kompletným nástrojom pre rekonštrukčnú firmu, najmä keď:

• údaje zákazníkov, ponuky, fotografie a dohody sú uložené na rôznych miestach,
• chceš rýchlejšie pripravovať ponuky z vlastného cenníka,
• po prijatí ponuky znova zadávaš údaje zákazníka do zmluvy a zoznamu prác,
• vedieš niekoľko rekonštrukcií a ťažko sleduješ ich termíny a postup,
• chceš vidieť staršie ponuky, práce a platby konkrétneho zákazníka,
• zálohy, platby a náklady na materiál zapisuješ do samostatných tabuliek alebo poznámok,
• fotografie zo stavby zostávajú v telefóne a neskôr ich ťažko priradíš k správnej zákazke,
• chceš zákazníkovi sprístupniť stránku s postupom prác, fotografiami a aktuálnym stavom platieb,
• pokladničné bloky a faktúry zhromažďuješ na papieri alebo ich ručne prepisuješ,
• pri obhliadke zapisuješ rozmery na papier a neskôr ich znova zadávaš pri počítači.

Bulido nahrádza nástroje používané pri každodennom vedení zákaziek. Spravuješ zákazníkov, pripravuješ ponuky a zmluvy, sleduješ práce, zapisuješ náklady a kontroluješ platby.

→ funkcie Bulido pre rekonštrukčné firmy

Excel alebo Bulido? Najčastejšie otázky

Stačí Excel na cenové ponuky pre rekonštrukcie?

Áno, najmä pri malom počte jednoduchých ponúk a jednej overenej šablóne. S väčším počtom zákaziek však rastie čas potrebný na sledovanie cien, úprav a údajov uložených v rôznych súboroch.

Dá sa preniesť cenník z Excelu do Bulido?

Áno. Existujúci cenník môžeš preniesť do Bulido. Pred uložením skontroluješ rozpoznané služby, ceny a jednotky.

→ preniesť cenník z Excelu do Bulido

Slúži Bulido iba na prípravu ponúk?

Nie. Bulido je kompletný nástroj na vedenie zákaziek v rekonštrukčnej firme. Zahŕňa zákazníkov, kalkulácie, ponuky, zmluvy, práce, fotografie, platby, výdavky a vyúčtovanie.

Môže Bulido nahradiť Excel a ďalšie nástroje používané pri vedení zákaziek?

Áno. Bulido prepája ponuky, zákazníkov, zmluvy, práce, fotografie, platby a náklady. Namiesto viacerých tabuliek, dokumentov a aplikácií vedieš rekonštrukciu od prvého kontaktu so zákazníkom až po konečné vyúčtovanie v Bulido.

Môže zákazník prijať ponuku z Bulido?

Áno. Zákazník môže ponuku prijať alebo odmietnuť. Jej stav sa potom v Bulido aktualizuje.

Môže zákazník sledovať priebeh rekonštrukcie?

Áno. Zákazníkovi môžeš sprístupniť stránku, na ktorej vidí priebeh prác, fotografie zo stavby a aktuálny stav platieb.

Funguje Bulido v telefóne?

Áno. Bulido môžeš používať v mobilnej aplikácii aj v prehliadači počas obhliadky a pri práci na stavbe.

Celú zákazku vedieš v Bulido

Prácu s Bulido môžeš začať prenesením vlastných služieb a cien. Z nich vytvoríš ponuku a dokument pre zákazníka.

Po prijatí používaš rovnaké údaje pre zmluvu, práce, náklady a platby. Pre každý ďalší krok nemusíš vytvárať nové tabuľky a dokumenty.