Cenová nabídka na rekonstrukci v Excelu, nebo v Bulido?

Excel patří mezi první nástroje, po kterých firmy při tvorbě cenových nabídek sahají. Můžeš do něj zadat služby, množství a ceny a dobře připravená tabulka také automaticky vypočítá celkovou cenu prací.

Na začátku takový způsob práce často stačí.

Máš jednu šablonu, znáš její uspořádání a víš, kde jsou důležité vzorce. Když přijde nová zakázka, zkopíruješ předchozí soubor, změníš údaje zákazníka a upravíš seznam prací.

Postupně souborů přibývá. Ceník existuje v několika verzích, nabídky mají podobné názvy a údaje ze schválené nabídky musíš znovu přepisovat do smlouvy, seznamu prací a plateb.

K tomu se přidávají termíny, fotografie ze stavby, zálohy, náklady na materiál a dohody se zákazníkem. Každá z těchto informací může být uložená v jiné tabulce, složce nebo aplikaci.

Otázka už potom nezní jen: Excel, nebo program na cenové nabídky? Důležité je také to, kolik ruční práce vyžaduje vedení celé zakázky.

Bulido propojuje zákazníky, kalkulace, cenové nabídky, smlouvy, práce a platby. Informace zadané na začátku používáš i v dalších krocích a nemusíš je pokaždé znovu přepisovat.

Bulido je kompletní nástroj pro rekonstrukční a řemeslné firmy, ve kterém vedeš zakázku od prvního kontaktu se zákazníkem až po konečné vyúčtování.

Proč mnoho rekonstrukčních firem začíná s Excelem

V Excelu si můžeš sám určit podobu tabulky. Přidáš vlastní sloupce, vzorce a součty. U neobvyklé zakázky upravíš tabulku podle potřeby.

Mnoho lidí už základy Excelu zná a běžně ho používá. Není proto nutné hned zavádět nový nástroj ani převádět stávající ceník.

Při několika jednoduchých nabídkách měsíčně může tabulka fungovat dobře.

Problémy začínají, když přibývají nabídky a současně vedené rekonstrukce. Potom musíš sám hlídat:

• aktuální ceny,
• správné vzorce,
• číslování nabídek,
• údaje zákazníků,
• různé verze dokumentů,
• termíny prací,
• zálohy a další platby,
• náklady na materiál,
• fotografie ze stavby,
• dohody se zákazníkem.

Excel pomůže nabídku spočítat, ale nevede celou zakázku. Firma musí sama propojit tabulky, dokumenty, složky, zprávy a poznámky.

Dlouhá tabulka v Excelu, nebo nabídka rozdělená podle místností v Bulido

V Bulido můžeš nabídku rozdělit podle místností. Práce v koupelně, kuchyni nebo obývacím pokoji jsou uvedené odděleně. Samostatně můžeš přidat materiály, práce pro celý byt a další služby.

Takové uspořádání usnadňuje přípravu nabídky i následný rozhovor se zákazníkem.

Místo dlouhé tabulky dostane zákazník dokument, ve kterém vidí, jaké práce budou provedeny v každé místnosti. Snadněji pochopí, z čeho se cena skládá a co se změní po přidání nebo odebrání konkrétní služby.

Služby vybíráš z ceníku, který obsahuje ceny a jednotky, například m², bm, ks, sadu, kg nebo l. Můžeš použít připravené služby nebo si vytvořit vlastní ceník podle zaměření firmy.

Vlastní vzorce v Excelu, nebo pomoc s výpočty v Bulido

Při přípravě nabídky je často nutné převést rozměry místnosti na množství jednotlivých prací.

V Excelu si sám vytváříš vzorce pro plochu stěn, podlahy, stropu a obvod místnosti. Potom odečítáš okna a dveře a výsledky zapisuješ k příslušným službám.

Dobře připravená tabulka může tyto výpočty provádět správně. Problém nastane, když omylem přepíšeš buňku, zkopíruješ nesprávný vzorec nebo zapomeneš na jedno okno.

V Bulido zadáš rozměry místnosti a aplikace může vypočítat:

• plochu stěn,
• plochu podlahy,
• plochu stropu,
• obvod místnosti.

Může také odečíst plochu zadaných oken a dveří od plochy stěn.

U každé služby určíš, podle čeho se má vypočítat její množství. Malování může vycházet z plochy stěn, pokládka podlahy z plochy podlahy a montáž lišt z obvodu místnosti.

Vypočítané množství můžeš upravit, pokud se skutečný objem práce liší od výsledku podle rozměrů.

Automatický výpočet je jen jedním z usnadnění. Větší přínos má propojení rozměrů s aktuálním ceníkem, připravenými službami a hotovým dokumentem pro zákazníka.

→ automatický výpočet ploch v nabídce

Ceny ve starých souborech Excelu, nebo aktuální ceník v Bulido

Při práci v Excelu se ceny často kopírují z předchozích nabídek. Jedna sazba je v hlavním ceníku, druhá v poslední nabídce a další v poznámkách z rozhovoru se zákazníkem.

Příprava nové nabídky pak začíná zjišťováním, která cena je ještě aktuální.

V Bulido jsou služby, jednotky a ceny uložené v ceníku. Při tvorbě nabídky používáš aktuální sazby, ale pro konkrétního zákazníka nebo zakázku je můžeš upravit.

Změna ceny v ceníku neovlivní již vytvořené nabídky. Starší dokument si ponechá částky a měnu použité při jeho vytvoření.

Stávající ceník nemusíš přepisovat službu po službě. Můžeš ho převést z Excelu, PDF nebo fotografie. Před uložením zkontroluješ rozpoznané názvy, ceny a jednotky.

Ceník můžeš také stáhnout do tabulky, změnit více cen najednou a znovu ho nahrát do Bulido.

→ převod vlastního ceníku služeb

Kopírování prací ze starých nabídek, nebo vlastní sady služeb v Bulido

Mnoho prací se pravidelně opakuje.

Rekonstrukce koupelny může zahrnovat bourací práce, přípravu podkladu, hydroizolaci, obklady a montáž sanity. U malování se často opakuje zakrytí místnosti, opravy stěn, penetrace a malování.

V Excelu obvykle kopíruješ potřebné řádky ze starší nabídky. Potom odstraníš nepotřebné služby a kontroluješ, zda jsou zkopírované ceny stále aktuální.

V Bulido si můžeš připravit vlastní sadu často prováděných služeb. Přidáš ji do vybrané místnosti a aplikace použije služby a ceny z ceníku.

Každou službu můžeš v konkrétní nabídce změnit nebo odstranit. Připravená sada usnadní začátek, ale neurčuje konečný seznam prací.

Vytištěná tabulka z Excelu, nebo přehledné PDF z Bulido

Excel dobře slouží k výpočtům, ale tabulka nemusí vypadat jako hotová nabídka pro zákazníka.

Široká tabulka se může rozdělit na několik stran. Některé sloupce se oříznou a malé písmo se na telefonu špatně čte.

Některé firmy proto přepisují údaje z Excelu do Wordu nebo do samostatné šablony. Tím znovu kopírují ceny, názvy služeb a údaje zákazníka.

Bulido vytvoří PDF přímo z připravené nabídky. Dokument může obsahovat:

• logo a údaje firmy,
• údaje zákazníka,
• adresu provádění prací,
• seznam prací rozdělený podle místností,
• ceny a celkovou částku,
• úvodní text,
• podmínky spolupráce,
• závěrečný text.

Na výběr jsou tři vzhledy dokumentu. Zákazník dostane přehlednou nabídku a ty nemusíš před každým odesláním upravovat šířku sloupců a zalomení stran.

Bulido také zobrazí ceny podle nastavení firmy. Mohou ho používat neplátci i plátci DPH.

Příloha připravená v Excelu, nebo odeslání přímo z Bulido

Po vytvoření nabídky v Excelu uložíš dokument jako PDF, otevřeš e-mail, napíšeš zprávu a přiložíš správný soubor.

Když zákazník odpoví telefonicky nebo e-mailem, zapíšeš jeho rozhodnutí do tabulky, kalendáře nebo poznámek.

V Bulido odešleš nabídku přímo z aplikace. Předmět i text zprávy můžeš upravit. Zákazník dostane dokument a zvolí, zda nabídku přijímá, nebo odmítá.

Po jeho rozhodnutí se stav nabídky automaticky změní.

V přehledu vidíš, které nabídky jsou:

• rozpracované,
• odeslané,
• přijaté,
• odmítnuté,
• po platnosti.

Bulido ukládá také důležitá data a upozorní, když po odeslání nabídku změníš.

Několik souborů Excelu, nebo historie změn v Bulido

Změny jsou běžnou součástí přípravy nabídky.

Zákazník může jednu službu odstranit, vybrat jiný materiál nebo přidat další práce. V Excelu to obvykle znamená vytvoření další kopie souboru.

Po několika úpravách mohou být ve složce soubory jako:

• nabidka_novak.xlsx,
• nabidka_novak_upravena.xlsx,
• nabidka_novak_final.xlsx,
• nabidka_novak_final2.xlsx.

Po nějaké době je těžké určit, kterou verzi zákazník dostal a jaké práce skutečně schválil.

Bulido uchovává předchozí verze nabídky a historii změn. Můžeš se vrátit ke staršímu seznamu prací, cenám a celkové částce.

Při rozhovoru se zákazníkem se opíráš o uložený dokument, ne o název souboru, který měl znamenat konečnou verzi.

Údaje zákazníků v Excelu, nebo celá historie spolupráce v Bulido

V Excelu bývají údaje zákazníků v samostatné tabulce nebo přímo v souborech s nabídkami. Informace o rozhovorech, změnách a platbách mohou být rozdělené mezi e-maily, telefon a poznámky.

Když se zákazník po několika měsících vrátí, je nutné najít jeho starší nabídky a připomenout si, jaké práce už firma provedla.

V Bulido u zákazníka ukládáš kontaktní údaje, adresy a poznámky. Vidíš také jeho nabídky, probíhající nebo dokončené zakázky a zaznamenané platby.

Nemusíš si pamatovat název souboru ani složku, ve které je předchozí zakázka uložená.

Po nabídce v Excelu vznikají další soubory, v Bulido používáš stejné údaje dál

V Excelu přijetím nabídky často končí práce s jedním souborem a začíná tvorba dalších dokumentů.

Údaje zákazníka, adresu a seznam prací přepisuješ do smlouvy, kalendáře, seznamu úkolů nebo jiné aplikace. Fotografie ze stavby zůstávají v telefonu nebo se přesouvají do samostatné složky.

V Bulido můžeš vytvořit smlouvu z údajů firmy, zákazníka a přijaté nabídky. Jména, adresy a hlavní dohody nemusíš zadávat znovu.

Přijatá nabídka se také stane základem pro vedení zakázky. Údaje zákazníka, adresa a služby jsou již vyplněné a položky z nabídky vytvoří seznam prací.

Během rekonstrukce označuješ dokončené práce a přidáváš fotografie ze stavby. Zákazníkovi můžeš zpřístupnit vlastní stránku, na které vidí průběh prací, fotografie a aktuální stav plateb.

Plánovaný začátek a konec prací se zobrazují v kalendáři. Snadněji tak poznáš, kdy může začít další zakázka.

→ vedení rekonstrukce v Bulido

Samostatná tabulka nákladů, nebo vyúčtování zakázky v Bulido

Částka z přijaté nabídky ještě neukazuje, kolik zákazník zaplatil a kolik firma utratila za materiál.

Je potřeba zapisovat zálohy, další platby, nákupy a ostatní náklady. V Excelu k tomu obvykle vznikne další tabulka, kterou je nutné ručně doplňovat.

V Bulido zapisuješ platby a výdaje přímo ke konkrétní zakázce. Částky za práci a materiál můžeš oddělit a vidíš, kolik už zákazník zaplatil.

Účtenku nebo fakturu můžeš přidat pomocí fotografie. Bulido z dokumentu načte základní údaje, které před uložením zkontroluješ.

Nákup tak nezůstane zaznamenaný jen na papírové účtence nebo v galerii telefonu.

Poznámky z prohlídky, nebo údaje uložené přímo v Bulido

Při prohlídce si mnoho řemeslníků zapisuje rozměry a dohody na papír nebo do poznámek v telefonu. Až po návratu je přepisuje do správného souboru v Excelu.

Excel lze otevřít i v telefonu, ale práce se širokou tabulkou a velkým množstvím buněk obvykle není pohodlná. Rozměry proto často zůstávají mimo samotnou nabídku, dokud je znovu nezadáš u počítače.

V Bulido během prohlídky uložíš zákazníka, adresu, místnosti, rozměry, plánované práce a fotografie. Údaje jsou okamžitě přiřazené ke správné nabídce.

Celou nabídku nemusíš dokončit na místě. Po návratu už máš základní informace připravené a můžeš vybírat služby, nastavit ceny a vytvořit dokument pro zákazníka.

Stejná rekonstrukce v Excelu a Bulido

Představme si, že zákazník chce vymalovat byt, opravit několik míst na stěnách a vyměnit podlahové lišty.

Příprava a vedení zakázky v Excelu

Po prohlídce otevřeš starší nabídku nebo vlastní šablonu. Odstraníš údaje předchozího zákazníka, zadáš novou adresu a upravíš seznam prací.

Potom hledáš aktuální ceny. Některé jsou v hlavním ceníku, jiné v poslední nabídce a další v poznámkách. Zkopíruješ potřebné služby a kontroluješ, zda je každá sazba stále platná.

Zadáš rozměry místností a vypočítáš potřebné množství. Vzorce pomáhají, ale stále musíš zkontrolovat správné buňky a započítání oken a dveří.

Když je kalkulace hotová, upravíš vzhled tabulky, nastavíš zalomení stran a uložíš dokument jako PDF. Potom napíšeš e-mail a přiložíš správný soubor.

Pokud zákazník požádá o změnu, vytvoříš novou verzi souboru, znovu uložíš PDF a odešleš upravený dokument.

Po přijetí nabídky přeneseš údaje zákazníka a seznam prací do smlouvy, kalendáře, poznámek nebo další tabulky.

Během rekonstrukce zůstávají fotografie v telefonu, dokončené práce označuješ v samostatném seznamu a zálohy i náklady na materiál zapisuješ do dalšího souboru.

Příprava a vedení zakázky v Bulido

Při prohlídce uložíš zákazníka, adresu, místnosti, rozměry a fotografie. Po návratu jsou tyto informace již přiřazené ke správné nabídce.

Služby vybíráš z vlastního aktuálního ceníku. Nemusíš hledat ceny ve starších souborech ani kopírovat celé řádky z předchozí nabídky.

U pravidelně prováděných prací můžeš použít připravenou sadu služeb a odstranit nepotřebné položky. Ceny a množství můžeš stále upravit pro konkrétní zakázku.

Bulido pomůže vypočítat množství podle rozměrů místností. Výsledek můžeš zkontrolovat a upravit, pokud se určitá práce počítá jinak.

Po výběru služeb a cen aplikace vytvoří přehledné PDF s údaji firmy, zákazníka, adresou prací a rozdělením podle místností.

Dokument odešleš z Bulido a zákazník ho může přijmout nebo odmítnout. V aplikaci vidíš aktuální stav nabídky a uložené změny.

Po přijetí nezačínáš s prázdnými dokumenty. Ze zákaznických údajů a nabídky vytvoříš smlouvu a položky nabídky použiješ jako seznam prací.

Během zakázky zapisuješ postup, fotografie, platby a výdaje. Zákazník může získat stránku s průběhem rekonstrukce, fotografiemi a aktuálním stavem plateb.

Hlavní rozdíl proto nespočívá jen ve výpočtu ploch. Bulido usnadňuje přípravu nabídky a používá stejné údaje také pro smlouvu, práce a vyúčtování.

Kdy Excel stále stačí

Excel může být dobrým řešením, pokud:

• připravuješ dvě nebo tři jednoduché nabídky měsíčně,
• používáš jednu ověřenou šablonu,
• dokážeš spolehlivě udržovat aktuální ceny,
• nepotřebuješ starší verze nabídek,
• vedeš jen několik rekonstrukcí současně,
• ostatní informace dokážeš uhlídat v poznámkách a složkách.

V tabulce můžeš libovolně měnit uspořádání a vzorce. Přizpůsobíš ji neobvyklé zakázce a přidáš vlastní výpočty.

Náročnost práce v Excelu ale roste s počtem ručních úkonů. Ne vždy je vidět na faktuře. Častěji znamená večery strávené opravami dokumentů, hledáním správného souboru a opakovaným zadáváním stejných údajů.

Kdy se vyplatí přejít z Excelu na Bulido

Změna dává smysl ve chvíli, kdy je kalkulace jen jedním z mnoha souborů potřebných k vedení rekonstrukce.

Bulido se hodí, pokud chceš nahradit tabulky, dokumenty a další aplikace kompletním nástrojem pro rekonstrukční firmu, zejména když:

• údaje zákazníků, nabídky, fotografie a dohody jsou uložené na různých místech,
• chceš rychleji připravovat nabídky z vlastního ceníku,
• po přijetí nabídky znovu zadáváš údaje zákazníka do smlouvy a seznamu prací,
• vedeš několik rekonstrukcí a obtížně hlídáš jejich termíny a postup,
• chceš vidět starší nabídky, práce a platby konkrétního zákazníka,
• zálohy, platby a náklady na materiál zapisuješ do samostatných tabulek nebo poznámek,
• fotografie ze stavby zůstávají v telefonu a později je obtížné přiřadit ke správné zakázce,
• chceš zákazníkovi zpřístupnit stránku s postupem prací, fotografiemi a aktuálním stavem plateb,
• účtenky a faktury shromažďuješ na papíře nebo je ručně přepisuješ,
• při prohlídce zapisuješ rozměry na papír a později je znovu zadáváš u počítače.

Bulido nahrazuje nástroje používané při každodenním vedení zakázek. Spravuješ zákazníky, připravuješ nabídky a smlouvy, hlídáš práce, zapisuješ náklady a kontroluješ platby.

→ funkce Bulido pro rekonstrukční firmy

Excel, nebo Bulido? Nejčastější otázky

Stačí Excel pro cenové nabídky na rekonstrukce?

Ano, zejména při malém počtu jednoduchých nabídek a jedné ověřené šabloně. S větším počtem zakázek ale roste čas potřebný na hlídání cen, úprav a údajů uložených v různých souborech.

Lze převést ceník z Excelu do Bulido?

Ano. Stávající ceník můžeš převést do Bulido. Před uložením zkontroluješ rozpoznané služby, ceny a jednotky.

→ převést ceník z Excelu do Bulido

Slouží Bulido jen k přípravě nabídek?

Ne. Bulido je kompletní nástroj pro vedení zakázek v rekonstrukční firmě. Zahrnuje zákazníky, kalkulace, nabídky, smlouvy, práce, fotografie, platby, výdaje a vyúčtování.

Může Bulido nahradit Excel a další nástroje používané při vedení zakázek?

Ano. Bulido propojuje nabídky, zákazníky, smlouvy, práce, fotografie, platby a náklady. Místo několika tabulek, dokumentů a aplikací vedeš rekonstrukci od prvního kontaktu se zákazníkem až po konečné vyúčtování v Bulido.

Může zákazník přijmout nabídku z Bulido?

Ano. Zákazník může nabídku přijmout nebo odmítnout. Její stav se potom v Bulido aktualizuje.

Může zákazník sledovat průběh rekonstrukce?

Ano. Zákazníkovi můžeš zpřístupnit stránku, na které vidí průběh prací, fotografie ze stavby a aktuální stav plateb.

Funguje Bulido v telefonu?

Ano. Bulido můžeš používat v mobilní aplikaci i v prohlížeči při prohlídce a během práce na stavbě.

Celou zakázku vedeš v Bulido

Práci s Bulido můžeš zahájit převodem vlastních služeb a cen. Z nich vytvoříš nabídku a dokument pro zákazníka.

Po přijetí používáš stejné údaje pro smlouvu, práce, náklady a platby. Pro každý další krok nemusíš vytvářet nové tabulky a dokumenty.